Nowogród 25.03.2024r.

MEDICAL APARTMENTS Sp. z o.o.

ul. Obrońców Nowogrodu 2

18-414 Nowogród

e- mail: [email protected]

ZAPYTANIE OFERTOWE 02/03/2024

1. ZAMAWIAJĄCY

MEDICAL APARTMENTS Sp. z o.o.

ul. Obrońców Nowogrodu 2

18-414 Nowogród

NIP: 7182144931

1. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

Kod i nazwa CPV:

72000000-5 Usługi informatyczne: konsultacyjne, opracowywania oprogramowania, internetowe i wsparcia

30200000-1 Urządzenia komputerowe

Przedmiotem zamówienia jest opracowanie i wdrożenie kompleksowego systemu cyfryzacji i automatyzacji procesów meldowania i obsługi kelnerskiej. System ma za zadanie ma za zadanie zwiększyć efektywność operacyjną obiektu, podnieść jakość obsługi gości oraz zminimalizować czas oczekiwania na usługi hotelowe. Zamówienie składa się z trzech części.

Część I – Oprogramowanie

Kluczowym aspektem systemu automatyzacji procesów meldowania i obsługi kelnerskiej jest integracja wszystkich modułów i komunikacja między poszczególnymi elementami systemu, który zapewnia płynny przepływ informacji i umożliwia automatyczne reagowanie na zmieniające się warunki i potrzeby użytkowników.

System będzie posiadał następujące możliwości:

1. Moduł automatyzacji procesu meldowania:

• System będzie umożliwiać instalację i integrację z elektronicznymi zamkami w drzwiach pokoi hotelowych, zapewniając tym samym pełną kontrolę dostępu. System będzie pozwalał na zdalne programowanie kluczy- kart elektronicznych w momencie dokonywania przez gościa meldunku.

• System będzie zapewniać dostęp do pokoi wyłącznie na okres zdefiniowanej rezerwacji, co zabezpiecza przed możliwością nieautoryzowanego dostępu w innym terminie oraz minimalizuje ryzyko skopiowania klucza.

• System będzie umożliwiać łatwe przyznawanie dostępu dla personelu hotelowego (sprzątaczki, konserwatorzy itp.) do pokoi bez konieczności posiadania fizycznych kluczy.

• System będzie posiadał funkcję szybkiego dostępu do pokoi w przypadkach awaryjnych, takich jak np. pożar czy zasłabnięcie gościa hotelowego.

1. Moduł automatyzacji obsługi kelnerskiej:

• Moduł będzie umożliwiać łatwe zarządzanie menu, w tym dodawanie, edycję i usuwanie pozycji menu, jak również aktualizację informacji o dostępności poszczególnych dań w czasie rzeczywistym.

• System będzie oferować funkcję, która umożliwi gościom samodzielne składanie zamówień za pomocą robota autonomicznego.

• System będzie zawierał moduł z ekranem dotykowym umieszczonym na kuchni, na którym będą wyświetlane zamówienia w czasie rzeczywistym, umożliwi to szybkie wprowadzanie i realizację zamówień.

Cześć II – Sprzęt komputerowy

Wraz z opracowaniem i wdrożeniem oprogramowania opisanego w części I, Wykonawca dostarczy niezbędny sprzęt w postaci serwera wraz z osprzętem oraz sprzęt pozwalający na uruchomienie systemu cyfryzacji i automatyzacji procesów meldowania, obsługi kelnerskiej.

Lista sprzętu:

– elektroniczne zamki do pokoi hotelowych – 67 sztuk,

– rozwiązania do elektronicznej obsługi restauracji:

• Tablet- 3 sztuk

• Komputer kuchenny – 1 sztuk

– robot autonomiczny do obsługi gości – 1 sztuka

Sprzęt powinien spełniać minimalne wymogi techniczne, zgodnie z poniższym zestawieniem.

Oferta powinna zawierać wszelkie koszty związane z dostawą i instalacją sprzętu oraz opracowaniem i wdrożeniem oprogramowania.

Wszystkie nazwy własne użyte w zapytaniu należy traktować jako przykładowe i można zastosować rozwiązania równoważne (nie mogą mieć niższych parametrów niż wskazane w zapytaniu).

Część III – Szkolenie

Po wdrożeniu systemu cyfryzacji i automatyzacji procesów meldowania i obsługi kelnerskiej, Wykonawca przeszkoli personel Zamawiającego z zakresu zwiększenia bezpieczeństwa cyfrowego. Szkolenie dla około 10 osób, w siedzibie Zamawiającego.

Oferta powinna być ważna nie krócej niż 90 dni od daty złożenia.

Termin realizacji zamówienia nie może być dłuższy niż 11 miesięcy.

3. Kryteria oceny oferty wraz z określeniem wag punktowych/ procentowych przypisanych do każdego z kryteriów:

Zamawiający zastosuje następujące kryteria wyboru:

– Cena netto – 100%

4. Opis sposobu przyznawania punktacji za spełnienie kryterium oceny oferty:

Wybór Oferenta dokonany zostanie na podstawie największej ilości uzyskanych punktów zgodnie z następującą metodologią:

Przez kryterium „Cena netto” Zamawiający rozumie określoną przez Oferenta cenę całkowitą netto za wykonanie przedmiotu zamówienia. Ocena w ramach kryterium „Cena netto” (K) będzie obliczana na podstawie następującego wzoru:

K = (Cn/Co) x 100

gdzie:

Cn – najniższa zaproponowana cena netto

Co – cena netto zaproponowana w badanej ofercie

K – liczba punktów przyznana danej ofercie

Wartości punktowe zostaną podane z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku, a zaokrąglenie zostanie dokonane zgodnie z ogólnie przyjętymi zasadami matematycznymi.

5. Termin składania ofert

1. Oferty stanowiące odpowiedź na zapytanie należy składać pisemnie, tj. osobiście lub drogą pocztową na adres: MEDICAL APARTMENTS Sp. z o.o. ul. Obrońców Nowogrodu 2, 18-414 Nowogród:, lub przesłać e-mailem na adres: [email protected]

2. Ostateczny termin składania ofert upływa dnia: 03.04.2024 r., o godzinie 8¹⁵.

3. W przypadku ofert, które będą dostarczane drogą pocztową liczy się data wpływu oferty do biura Zamawiającego na adres: MEDICAL APARTMENTS Sp. z o.o. ul. Obrońców Nowogrodu 2, 18-414 Nowogród.

4. Oferta powinna być sporządzona w jednym egzemplarzu na formularzu stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego i zgodna z opisem przedmiotu zamówienia.

5. Oferta i załączniki powinny być podpisane i opieczętowane przez osobę upoważnioną do reprezentacji Oferenta zgodnie z formą reprezentacji określoną w rejestrze sądowym lub innym dokumencie, właściwym dla danej formy organizacyjnej Oferenta albo przez osobę umocowaną przez osobę uprawnioną, przy czym pełnomocnictwo musi być załączone do oferty.

6. Oferent poniesie wszystkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.

7. Oferent może złożyć tylko jedną ofertę w odpowiedzi na niniejsze zapytanie ofertowe.

6. Informacja na temat zakazu powiązań osobowych lub kapitałowych:

W postępowaniu ofertowym nie mogą brać udziału podmioty powiązane osobowo bądź kapitałowo z Zamawiającym.

Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Wnioskodawcą lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Wnioskodawcy lub osobami wykonującymi w imieniu Wnioskodawcy czynności związane z przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na:

1) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,

2) posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji, o ile niższy próg nie wynika z przepisów prawa lub nie został określony przez IZ PO,

3) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,

4) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

7. Informacja na temat wymagań dla oferentów

Oferent zobowiązany jest do złożenia wraz z ofertą oświadczenia, iż prowadzi działalność gospodarczą bądź posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie w zakresie dostaw bądź usług objętych zapytaniem ofertowym oraz posiada faktyczną zdolność do wykonania zamówienia w tym między innymi dysponuje prawami, potencjałem technicznym i osobowym koniecznym do wykonania tego zamówienia.

8. Dodatkowe informacje i wymagania zamawiającego

1. Nie dopuszcza się składania ofert częściowych lub wariantowych.

1. Po rozstrzygnięciu postępowania jego wyniki zostaną upublicznione.

2. Po dokonaniu wyboru oferty Zamawiający poinformuje Oferenta, którego ofertę wybrano o terminie podpisania umowy/złożenia zamówienia.

3. Jeżeli Oferent, którego oferta została wybrana, uchyli się od zawarcia umowy, Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert, bez przeprowadzania ich ponownej oceny.

4. Zamawiający może odstąpić lub unieważnić postępowanie w każdej chwili bez podania przyczyny.

9. Warunki istotnych zmian umowy zawartej w wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia.

1. Udzielenia zamówienia wymaga podpisania umowy pomiędzy Zamawiającym, a Wykonawcą.

2. Nie przewiduje się możliwości wydłużenia terminu realizacji umowy.

10. Dane osoby upoważnionej do kontaktów w sprawie zamówienia

Edyta Gajewska Zapert, telefon: 693 920 880, [email protected]

11. Załącznik nr 1: Formularz oferty
    Formularz oferty do pobrania